Vos Missions:
L’assistante de direction accompagne la dirigeante d’entreprise afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à la seconder. A ce titre elle sera chargée de :
-Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, emails, congés…) ;
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et courriers ;
- Accueillir physiquement les rendez-vous ;
-Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;
-Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
-Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
-Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
-Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
-Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
-Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) ;
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
-Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…) ;
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ;
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant) ;
- Réaliser un suivi administratif du personnel ;
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables ;
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…) ;
- Suivre les procédures d’appels d’offres.

Votre Profil:
Titulaire d’un BAC+ 2/3 en Assistanat de Direction, Communication, Marketing ou Administration, vous justifiez d’au moins 2 années d’expérience à un poste similaire. Vous avez une excellente capacité de communication (orale et écrite en Français).
Vos compétences techniques sont les suivantes :
-Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
- Connaissances en gestion administrative du personnel et gestion de budget
-Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
-Maîtrise de l’organisation d’événements
-Connaissances en droit du travail et législation sociale
-Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
-Connaissance d’un ERP (type SAP)
La polyvalence, la rigueur, la courtoisie, le dynamisme, la disponibilité et la proactivité sont autant de qualités pour le poste.

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